แบบฟอร์มธุรกิจ: ทุกอย่างที่ต้องรู้เกี่ยวกับกระดาษ NCR และงานพิมพ์

กระดาษ NCR คืออะไร?

NCR ย่อมาจาก No Carbon Required เป็นกระดาษที่สามารถทำสำเนาได้โดยไม่ต้องใช้กระดาษคาร์บอน เมื่อเขียนหรือพิมพ์บนแผ่นบนสุด ข้อความจะปรากฏบนแผ่นล่างโดยอัตโนมัติ

กระดาษ NCR แบ่งเป็น 3 ชั้น:

• ชั้นบนสุด (CB - Coated Back) — แผ่นต้นฉบับ เคลือบด้านหลังด้วยไมโครแคปซูล
• ชั้นกลาง (CFB - Coated Front & Back) — แผ่นสำเนากลาง เคลือบทั้งสองด้าน
• ชั้นล่าง (CF - Coated Front) — แผ่นสำเนาสุดท้าย เคลือบด้านหน้า

ประเภทของแบบฟอร์มธุรกิจ

1. กระดาษต่อเนื่อง (Computer Form)

ใช้กับเครื่องพิมพ์ Dot Matrix มีรูเจาะสองข้างสำหรับดึงกระดาษ เหมาะสำหรับงานที่ต้องพิมพ์จำนวนมากและต่อเนื่อง เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบจ่ายเงินเดือน

2. แบบฟอร์มเล่ม (Snap Set)

เข้าเล่ม 25-50 ชุด ใช้เขียนด้วยมือหรือพิมพ์ด้วยเครื่อง เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงกลาง ใช้งานง่าย พกพาสะดวก

3. แบบฟอร์มแผ่น (Cut Sheet)

ตัดเป็นแผ่นแยก ใช้กับเครื่องพิมพ์เลเซอร์หรือเครื่องถ่ายเอกสาร เหมาะสำหรับเอกสารที่ต้องการความสวยงามและใช้ไม่บ่อย

วิธีเลือกแบบฟอร์มให้เหมาะกับธุรกิจ

1. จำนวนชั้นที่ต้องการ — 2 ชั้น (ต้นฉบับ + สำเนา 1), 3 ชั้น (ต้นฉบับ + สำเนา 2), 4 ชั้น (ต้นฉบับ + สำเนา 3) สำรวจว่าต้องการกี่สำเนา
2. วิธีพิมพ์ — หากใช้เครื่อง Dot Matrix เลือกกระดาษต่อเนื่อง หากเขียนมือเลือกแบบเล่ม
3. ปริมาณการใช้งาน — ใช้มากเลือกกระดาษต่อเนื่อง ใช้น้อยเลือกแบบเล่ม
4. ข้อกำหนดทางกฎหมาย — ใบกำกับภาษีต้องมีรูปแบบตามกรมสรรพากร
5. สี — เลือกใช้สีต่างกันแต่ละชั้นเพื่อแยกแยะง่าย เช่น ขาว-ชมพู-เหลือง-ฟ้า

Running Number สำคัญอย่างไร?

Running Number หรือเลขที่รันนิ่ง คือเลขลำดับที่พิมพ์ไว้บนแบบฟอร์มทุกชุด เพื่อป้องกันการสูญหายและใช้อ้างอิงในระบบบัญชี เอกสารทางกฎหมายเช่นใบกำกับภาษีต้องมี Running Number ทุกฉบับ

สรุป

การเลือกแบบฟอร์มธุรกิจที่ถูกต้องช่วยให้งานเอกสารเป็นระบบ ลดข้อผิดพลาด และถูกต้องตามกฎหมาย P.S. MEDIAS SUPPLY เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านงานพิมพ์แบบฟอร์มมากว่า 20 ปี สามารถปรึกษาและออกแบบแบบฟอร์มได้ฟรี โทร 081-922-6779